Die Theaterzettel weisen häufig unterschiedliche Formate auf.
Am Beginn des Projektes existierte für den Bibliotheksbestand im Österreichischen Theatermuseum bereits eine maschinengeschriebene Liste mit den Theaterzetteln der Wiener Spielstätten. Sie gibt den Namen der Spielstätte (inkl. Verweisungen bei Namensänderung), das Jahr und die betreffende Signatur wieder. Die Aufstellung der Theaterzettel in der Bibliothek erfolgt nach Format. Da bei manchen Theatern aber im Laufe der Zeit die Größe der Theaterzettel variierte, ist der Bestand an Zetteln eines Theaters oft auf mehrere Standorte innerhalb des Büchermagazins aufgeteilt. Dieser Aspekt verringert etwas die Übersichtlichkeit der Liste.
Bei der Sichtung des Bestandes aus dem 19. Jahrhundert konnten folgende neue Erkenntnisse gewonnen werden: Zunächst wurden – wie bereits anfangs erwähnt – akribisch die vorhandenen Lücken (in Monaten und Tagen) im betreffenden Bestand verzeichnet. Es zeigte sich, dass manche der Jahrbände nicht vollständig vorhanden waren und deshalb Bindeeinheiten über 2 oder mehr Jahre gebildet wurden. Ein Umstand der für eine geplante Digitalisierung äußerst wichtig ist. Neben größeren Lücken konnten aber auch einzelne Monate von Jahren ergänzt werden, die vorher – weil sie beim Folge- oder vorangegangenem Jahr mit gebunden waren – auf besagter Liste gar nicht verzeichnet worden waren.
Darüber hinaus wurde auch noch der Zustand der einzelnen Bände erhoben und mit weiteren Scanhinweisen versehen. So ist für ein Digitalisierungsprojekt der allgemeine Zustand des Bandes (ist er gut, lösen sich bereits Blätter oder ist der Einband beschädigt) von Interesse. Für den Fall eines etwaigen Schimmelbefalls oder anderer größerer Schäden, müsste der jeweilige Band zunächst in die Restaurierung, ein Umstand der beim Zeitmanagement des Projektes unbedingt berücksichtigt werden muss. Bei der Bestandssichtung gab es immer wieder Bände, die Faltblätter enthielten. Diese müssen händisch gescannt werden. Hier ist auch das Ausmaß von solchen Blättern pro Jahrgang entscheidend. Diese Art von Zusatzinformation wurde unter der Kategorie „Anmerkungen“ notiert.
Sämtliche erhobenen Informationen wurden in Form einer Datenbank zugänglich gemacht und sind öffentlich abrufbar.
Datenbank: Wiener Theaterzettel des 19. Jahrhunderts